Miten HubSpotin CRM:ssä kirjataan ja raportoidaan kuukausittain toistuva liikevaihto?

Kuukausittain toistuvan liikevaihdon raportoinnissa on omat niksinsä, ja jossain määrin myös rajoitteensa HubSpotin CRM:ssä. Jos toistuvan liikevaihdon raportointi on yrityksellesi relevanttia, löydät tästä vinkkiblogista vastauksen asian ratkaisemiseksi.

Todetaan alkuun vielä sen verran, että jos haluat nähdä dashboardissa MRR-, tai ARR-lukuja, kannattaa varustautua vähintään Sales Hub Professional -lisenssillä. 

Toistuvan liikevaihdon kirjaamisessa ja raportoinnissa toimintatapa on sen verran poikkeava riippuen käytössä olevasta lisenssistä, että käsitellään Professional- ja Enterprise-lisenssitasot erillään. 

Toistuvan liikevaihdon kirjaaminen HubSpot Sales Professional-lisenssillä

Professional-lisenssillä toistuvan liikevaihdon saa kaivettua helpoiten esiin tuotteiden (products) kautta. Kun lisäät tuotteen myyntimahdollisuuteen (deal), HubSpot laskee automaattisesti tuoteriveistä seuraavat tiedot:

• TCV (total contract value)
• ACV (annual contract value)
• ARR (annual recurring value)
• MRR (monthly recurring value)
• Margin (TCV)
• Deal amount (TCV)

Toistuvan liikevaihdon raportointi HubSpot Sales Professional-lisenssillä

Kun dealit on tehty ja tuotteet (line items) liitetty niihin, lähdetään raporttinäkymiä  rakentamaan näiden kautta. 

Sales Professionalilla voit raportoida kuinka paljon uutta kuukausiveloitteista liikevaihtoa on myyty tiettynä ajankohtana dealin päätöspäivämäärän (close date) perusteella. Et kuitenkaan voi tehdä näkymää, jossa myyty kuukausiveloitteinen liikevaihto jaksottuisi raporttiin kuukausittain.

Eli, jos tammikuussa myyt 6 kk palvelun 1 500 € kuukausilaskutuksella, MRR-raportissa näkyy tammikuussa 9 000 €. HubSpot ei siis osaa Sales Professionalilla jaksottaa MRR:ää 1 500 €/kk välille tammikuu-kesäkuu.

Sales Professional ei siis suoraan tue toistuvan kuukausilaskutuksen muutosten raportointia. Se on hieman yllättävää, koska periaatteessa tiedot kyllä ovat product-rivien kautta olemassa.

Jos tällainen raportti kuitenkin kiinnostaa, oheisten temppujen jälkeen saat melko pienellä vaivalla aikaan kohtuullisen lopputuloksen: 

1. Tee workflow, joka käynnistyy vähän ennen kuukausiveloitteisen palvelun sopimuskauden päättymistä. Aseta workflow kopioimaan alkuperäinen deal pipelinelle tiettyyn vaiheeseen. Käyttäjän kannalta helppo tapa on nimetä vaihe vaikka nimellä “Renewal”. Voit laittaa workflow:n myös ilmoittamaan dealin omistajalle automaattisesti syntyneestä dealista tai tehdä hänelle vaikkapa taskin.
2. Dealin omistajan on käsiteltävä deal manuaalisesti. 
3. Jos sopimus jatkuu samoilla ehdoilla, deal merkataan voitetuksi ja voiton syyksi merkataan Renewal.
4. Jos sopimus jatkuu mutta hinta nousee, deal merkataan voitetuksi ja voiton syyksi merkataan Upgrade.
5. Jos sopimus jatkuu mutta hinta laskee, deal merkataan voitetuksi ja voiton syyksi merkataan Downgrade.
6. Jos sopimus ei jatku, deal merkataan hävityksi ja häviön syyksi merkataan Churn.

Myöskään kuukausilaskutuksen kokonaistilanteen raportointi muutoksineen ei ole Sales Professional-lisenssillä mahdollista. Voit kuitenkin rakentaa myyntimahdollisuuksien (deal) ja tuotteiden (products) pohjalta näkymät kullekin eri kuukausilaskutuksen muutokselle:

• Uutena luotu MRR
• Uusiutuneet sopimukset
• Kasvaneet sopimukset
• Pienentyneet sopimukset
• Päättyneet sopimukset

Toistuvan liikevaihdon kirjaaminen HubSpot Sales Enterprise-lisenssillä

Enterprise-lisenssillä voit raportoida kuukausilaskutuksen deltan suoraan. Lisäksi Entreprisellä voit käyttää tuoterivejä, aivan kuten Professional-lisenssilläkin. Mutta yllätys on tässä: deltaa ei lasketa tuoteriveistä, vaan deal-propertyistä, jonne tiedot on kirjattava manuaalisesti. Toimintatapa on kuvattu parhaiten HubSpotin omilla sivuilla.

Pääpiirteittäin toistuvan liikevaihdon kirjaaminen on kuitenkin samanlainen toimenpide kuin Sales Professionalissakin. Siinä mielessä pääset Enterprisella helpommalla, että tarvittavat deal propertyt ovat paikallaan valmiina, kun Professionalissa joudut luomaan ne itse. Voit lähteä siis suoraan luomaan dealia.

Toistuvan liikevaihdon raportointi HubSpot Sales Enterprise-lisenssillä

Itse raportointi vastaa Enterprisessä Professionalia paremmin siihen, miten kuukausilaskutus muuttuu tietyllä ajanjaksolla. Oheisen kaltaisesta näkymästä näet tämän hetkisen kuukausilaskutuksen tason, sekä muutokset siihen. Oheinen näkymä on saatavilla Enterpisessä valmiina, joten omia näkymiä ei tarvitse rakennella lainkaan. 👷🏻‍♀️🏗

💌 Tilaa HubSpot-vinkit sähköpostiisi!

Oliko tästä artikkelista sinulle hyötyä? HubSpot-vinkkisarjamme on tarkoitettu vastaamaan asiakkaidemme meille esittämiin kysymyksiin. Liity vinkkien tilaajalistalle, niin saat uusimmat kirjoitukset suoraan sähköpostiisi! 🤩👇